MS Word表格批量处理

安康小杨

场景
    在前几篇文章中，杰哥分享了在MS Word中批量处理图片或者形状（合称图形）的一个小工具，见MS Word图片形状批量处理（二）。该工具可以实现对图形的依次或者批量处理。这个功能在审稿、编辑加工和排版时检查图片的排版格式时使用较多，可以帮助使用者对图片进行统一处理。同样地，表格也是图书或者期刊文章中最常见的元素之一。作为编辑，我们经常遇到的表格处理的场景有以下几种：

    1、审稿时需要检查全文表格个数，并浏览表格内容。
    2、编辑加工时需要依次处理表格内容或者直接应用表格样式，应用样式后的表格主要是为了编辑在检查格式体例时候更加直观。尽管表格格式的修改应该由排版人员完成，但是如果加工时修改表格格式的操作不复杂时，也推荐编辑在这时直接完成修改。因为当表格应用真正的格式后，能让编辑更加直观地看到效果；同时，这里应用表格样式使用的方法不是直接修改格式，而是利用样式，在排版时，只需修改指定样式就可以将所有表格的格式一次性更改，顺便提高了排版效率。
    3、排版时需要依次定位表格检查表格位置及版式格式，应用表格样式迅速排版。
    4、校对时需要检查表格总个数，依次定位表格核对内容。
    为了应对以上场景，杰哥开发了一个基于MS Word VBA的小程序，可以完成相关功能。
界面及功能
    表格定位处理窗体界面如下图所示：


    类似于图形批量处理窗体，表格处理窗体可以统计当前文档中所含有的不同环绕方式的表格数量，并且依次或者全部选中表格，然后对选中表格进行删除、修改环绕方式、宽度修改和样式应用。
01表格环绕方式
    表格环绕方式不同于图形，它仅有2种方式：无或者环绕，如下图所示。


    其中，“无”可以理解为嵌入式，即该表格相当于一个段落嵌入到文档中，相当于图形环绕方式中的“上下型”，详见MS Word图片/形状环绕方式与批量转换工具；“环绕”相当于图形环绕方式中的“四周型”，此时表格可以在页面自由移动，甚至可以超出版心，也可以称为“非嵌入式”表格，但是环绕式的表格并不像非嵌入式图形一样存在锚，因为无论哪种环绕方式，表格均处在文本层，无法像图形一样可能处于文本层之上层或文本层之下层。两种环绕方式如下图所示。


    如同杰哥推荐尽量减少使用非环绕式图形一样，杰哥同样强烈推荐无环绕式表格。因为浮动的表格不容易控制其位置，在排版时随着字符流位置的变动而变动，造成连带的版式变动，增加非必要工作量。
02表格宽度调整
    表格宽度调整通常是MS Word使用者最头疼的一个地方。因为行高和列宽常常需要依次拖动表格框线，比较耗费人力。其实，MS Word自带的表格自动调整功能非常好用，其位置在表格“布局”选项卡下（光标先置于表格中即会出现此选项卡），见下图。



    我们只要选择根据“内容”或者“窗口”调整表格。表格自然会调整到内容安排比较合理的状态。所谓合理，即使各个单元格内容的换行次数尽量保持一致，减少单元格中多余的空白，尽量缩小整体表格的高度。通常内容较少的表格按照内容调整，内容较多能够占满页面宽度的表格按照窗口调整。下图为按照内容自动调整：


    下图为按照窗口自动调整：


    在自动调整后，如果对表格的布局不满意，再进行个别行列的手动拖动即可。

03表格样式应用
    为了方便使用者更改表格的样式，杰哥在这个小程序里增加了修改表格样式的功能。界面中的列表框里会读取当前文档所使用样式集中的所有样式（见下图），方便使用者选择一种样式，全部或者有选择性地应用于本文表格。



    上图中，右侧红框中的所有样式组成了一个集合，这个集合就是当前文档的样式集。样式集的使用可以快速更改文字、段落样式，是MS Word使用时快速修改格式的根本方法。这里简单提一句，样式集的应用在“设计”菜单下的“文档格式”组，见下图。


    将某篇文档所有样式保存为样式集后就可以将此样式集应用于其他文档，在修改格式时只需要点击一下就能方便地更改字符、段落格式，如下图演示：
    关于样式和样式集的应用是MS Word快速排版的终级利器，相关内容后续杰哥会分享。
    每篇文章只能应用一个样式集，在每个样式集中，使用者应该提前设置好哪些样式应用于正文，哪些应用于各级标题，哪些应用于表格，哪些应用于图片。利用杰哥这款工具的前提需要优先选择样式集，才能将该样式集中所有样式加载在列表中供选择。



使用演示
    表格定位处理演示如下图所示：


    最后附上该模块的下载地址，欢迎大家下载使用：模块W 表格定位处理20221223_02_03。杰哥在实际应用中会不定时更新新功能，如果大家有其他需求也可以告诉杰哥，杰哥将会尽力完善功能，帮助大家提高效率。
    伴随着疫情形势的逐渐缓和，希望大家都能平平安安度过新的一年。杰哥祝愿大家新年快乐，健康平安！感谢大家关注！
    勤不知疲，终身学习；笔耕不辍，自强不息！