Excel：让人没想到，查找与替换竟还有这么多实用技巧

灯具哥

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上节课，跟大家分享了利用复制粘贴的操作处理数据的技巧，利用“选择性粘贴”，可以批量实现单元格格式的转换。
而本节课，小编将同小伙伴分享利用查找替换的功能，实现对数据的批量更改。
【学习内容】

• 批量设置单元格格式；
  
• 给数据加上特殊字符；
  
• 查找不同格式的数据；
  
• 对指定的单元格区域进行批量更正；
  

【学习目标】

• 会利用查找替换处理数据；
  
• 学会利用常用的操作来解决较复杂的问题。
  

【学习过程】
1、批量设置单元格格式
在实际工作中，我们很多时候会遇到数据格式的设置，如果在设置单元格格式对话框中进行设置，在单元格不连续或不清楚哪些单元格格式是否相同时，用这样的方法是比较麻烦的。
小编发现，对于批量处理这样的单元格格式，用“查找替换”的操作，是很方便的。
例如下面的职工工资表。





现在要给所有的款项都加上货币符号，有两种操作方法。
（1）批量设置单元格格式
选中D3：H18，按右键，在弹出的菜单中选择【设置单元格格式】，弹出设置单元格对话框，如下图所示。





在“数字”面板下的“分类”，选择“货币”，小数位数调整为0，货币符号选择“￥”，单击【确定】，则可以得到如下图所示的数据表。





所有的款项都实现了前面加货币符号“￥”的操作。
（2）使用查找替换实现单元格格式的设置
选择【开始】-【查找和选择】-【替换】，弹出【查找和替换】对话框，如下图所示。





单击【选项】，将折叠面板展开，得到如下图的对话框。





这里有很多有关查找替换的选项，小编就不详细说明了，小伙伴们可以逐个测试体会一下其中的功能。
单击“查找内容”最右边“格式”边的下拉三角形，在弹出的菜单中选择“从单元格选择格式”，此时鼠标的指针会改变，选择要查找的数据区域，如本例为D3:H18。
单击“替换为”最右边的“格式”，弹出“替换格式”对话框，如下图所示，它跟“设置单元格格式”对话框是相同的。
在“数字”面板的左边选择“货币”，将小数位数设置为0，货币符号设为“￥”，单击【确定】。





然后转到“查找和替换”对话框，选择【全部替换】，会弹出查找结果对话框，单击【确定】。





则得到如下图所示的数据表。





然后关闭“查找和替换”对话框，则这样的操作就完成了。
分享的两种批量更改替换格式的方法，小伙伴觉得那种更简单方便？
2、给特定的数据添加符号
继续使用上面的数据表，现在要在职工编号前加上符号，可以用这样的方法。
单击【开始】-【查找和选择】-【替换】，弹出“查找和替换”对话框。单击右下角的【选项】，展开折叠的面板。
单击“查找内容”右边的【格式】右边的小三角形，选择“从单元格选择格式”，这时鼠标指针变为吸管形状，单击A3单元格，表示要查找的是A3单元格的格式，此时鼠标指针将变为原状。
然后再单击“替换为”最右边的【格式】，弹出“替换格式”对话框。
我们可以使用分类的“自定义”，在左边设置自己想要的格式，如下图所示。





这里给职工编号前加上“zg”，因编号有五位，所以后面用5个0代替。单击【确定】。
如果表格中有想要的单元格格式，还可以单击上面对话框中的【从单元格选择格式】，直接从数据表中选择单元格格式。
转到“查找和替换”对话框中，选择【全部替换】，就得到如下的数据表。
此时，跟A3相同格式的单元格数据，前面都加上了“zg-”。





3、按自定义的格式查找
在要修改某些特定的数据时，也可以使用自定义的格式进行查找，如果要修改很多数据，用这个方法是最好的选择。
如下面的职工信息表，入职时间的格式不一样，如果将所有单元格都进行批量设置，未必能得到自己想要的结果。





我们可以这样操作。
单击【开始】-【查找与选择】-【查找】，弹出“查找和替换”对话框，打开“替换”面板，在查找内容中选择右边【格式】边的小三角形，在弹出的菜单中选择“从单元格中选择格式”，单击E4单元格。
转到替换为右边【格式】边的小三角形，在弹出的菜单中选择“从单元格中选择格式”，单击E3单元格。
意思是将同E4一样的单元格格式，替换为E3的格式。
然后选择范围等，将“单元格匹配”勾上，如下图所示。





然后单击【替换】，即可以逐一替换完成，如下图。





同样的方法也要以对F列的进行操作。
4、查找有批注的单元格
如果数据表格经多人阅过，并有对一些数据进行过批注，用查找和替换面板，就可以很快找到有批注的单元格。
例如上面的职工信息表，有几个日期格式错误了，有人做出了批注。如下图。





可以打开“查找和替换”对话框，在查找范围中选择“批注”，单击【确定】，则有批注的单元格都找出来了，如下图所示。





5、修复错误数据
在做报表时，原始数据的录入可能会有错误，在这样的情况下，必须先对原始数据进行清洗，如下表所示，广东各月份的数据，明显是有错误的。





而要整理这样的数据，用查找和替换的方法会比较容易。
首先是要选择广东这列的数据区域B3：B14。
按右键，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”，在分类中选择“数值”，将其数值的设置如下图所示，单击【确定】。





得到的效果如下表所示。





下面是去掉部分数据中的空格。
（1）单击【开始】-【查找和选择】-【替换】，弹出“查找和替换”对话框。
先清除原来选定的格式，如下图所示，说明上一操作已选定了格式。





单击“查找内容”右边【格式】的小三角形，如果有预先设定了的单元格格式，则应选择“清除查找格式”。
同理，对替换也要先进行“清除查找格式”。
（2）清除空格
在“查找内容”框中输入一个空格，“替换为”框留空，“搜索”选择“按列”，单击【全部替换】，则可以将空格全部删除，如下图所示。





【小结】
本文跟大家分享了查找和替换的操作技巧，在实现工作中，在数据清洗工作环节经常使用到，熟练使用其中的相关设置，就能很好地实现一些意想不到的效果。
下面再来回顾一下本文的主要内容吧。

• 利用“查找和替换”对话框实现批量更改单元格格式；
  
• 利用“查找和替换”功能实现特殊符号的添加；
  
• 利用“查找与替换”整理数据，实现数据格式的统一。
  

本课的分享就到这里了，欢迎大家继续关注IT微课程。