为什么你做PPT这么慢？

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很多PPT教程和指引都侧重于提高PPT设计的效率，而很少反向分析为什么做PPT很慢。很多人忙于工作，也想不明白做PPT的时间浪费在哪些环节。如果把做PPT慢的原因找出来，一定能对提高工作效率和设计水平有很大的帮助。
平时和客户沟通的过程中，经常发生一种情况。整个设计稿没有大的问题，但由于团队讨论或上峰审查的需要，客户会临时提出修改或增加一到两页的少量内容。这时我会用最快的速度（通常是客户准备这一两页文本内容的时间的一半以下），把这一两页内容做好发给客户，以至于客户还反应不过来：怎么可以这么快？
这种快的原因不外乎两个。一是，客户临时增加或修改的内容不可能连篇累牍、云里雾里，往往就是简短而明确的。二是，我在制作这些临时增加或修改的内容时，既有原先的设计稿奠定的整体风格，又懒得做太复杂的版式和美化效果。
从这两点出发，困扰很多人的做PPT慢的原因就不难抽丝剥茧从深层找出来。
1.文本和数据缺乏条理

世界上大部分PPT都是从文本和数据转换而来的，不管是商业企划书还是学校的教案。对于那些作为PPT原材料的文本和数据，如果是缺乏条理和逻辑，光看懂就要花1个小时，那么把它们转化为基础版的PPT（只有版式没有美化效果）则至少要2个小时。
如果准备文本和数据以及制作成PPT都由同一个人包办，效率可能会快一些，但呈现出来的PPT仍然有可能乱作一团。如果分由两个人处理，工作效率和沟通成本都会存在困难。
2.缺少图形转化的思维

假设作为PPT原材料的文本和数据已经具备非常清晰的逻辑，很多人还是存在把这些资料转化为图形的思维。有的人能做得很快，那是直接把大堆的文本和数据直接贴到PPT上。有的人则踌躇而彷徨，要么想半天想不到如何在PPT上排版，要么套到一些图表模板后又发现不对，如此翻来覆去，很久都做不出一页PPT来。
在以往的文章中，我们经常讲到要理解不同类型的逻辑型图表的含义。不管是抽象化的（像PPT上的Smart Art提供的图表），还是具象化的（像管理学上广泛使用的图表和模型），都与一般人天然形成的认知密切相关。因此，对于需要经常做PPT的朋友而言，把各种常用的图表的逻辑含义理解清楚，就能在把文本和数据转换成PPT图表时“心有灵犀一点通”。



把文本和数据转换为图形，是PPT设计中最基本的操作之一

3.其他思维工具的干扰

这里主要是指导思维导图、手账本等日常辅助工具。这些工具，对于理清思路确实是有好处的。但工具有时也会异化为桎梏。
以思维导图为例，不少人已经习惯于使用思维导图来做各种记录。然而，当他们需要把一张思维导图转变成一份演示文稿、一场公众演讲时，就摆脱不了思维导图的发散式思维，继而无法形成演讲所需要的线性思维。
如果单纯按思维导图的结构，将内容直接搬到PPT上，就容易变成一盘散沙般的“一二三四”“1234”“ABCD”，演讲时可能连自己都搞不清楚讲到哪里。对此，需要做两件事来打破干扰。
一是按线性逻辑重新梳理内容，例如时间顺序、价值链顺序、权力层级等。二是在线性逻辑的基础上，突出重点，适当省略不必要的内容。



思维导图本质在于发散性思维，而PowerPoint侧重于流程。通过Brain Storm形成的思维导图，需要进一步梳理才能转换为适合PowerPoint呈现的内容

4.花太多时间寻找图片

长期以来PPT设计形成一种误区——优秀的PPT一定是要用精美而丰富的图片来装饰的。这其实从侧面反映出很多PPT设计从业者的一个弱点，假设给他们一个没有连网的、安装在Windows 98上的PowerPoint 97，他们就未必会做PPT了。
在这样的误导下，不少人在做PPT时，会花费大量时间精力，去搜索图片。“好”的图片，不仅要画面漂亮，还要跟PPT的内容相契合。再懂得知识管理的PPT设计师，也不见得在任意领域都能迅速找出一堆“好”图片，何况是很多只是经常用PPT而并没有在设计上多加修炼的人士。
5.对版式设计胸无成竹

前面提到过，一些人是习惯于直接把大篇幅的文本和数据直接贴到PPT上的。又有另一种情况，是既不愿意这么做，又难以对版式设计做到胸有成竹。这就导致了，可能上一页像咨询类PPT一样密密麻麻，下一页却空荡荡只有一两行字。
这样的情况，如果对版式设计胸有成竹，可能调整一下图表的尺度和位置，就解决了。而我们遇到一些手足无措的朋友却是，反复调整每一页的内容，等到调整过来，又发现在演讲时会诸多不便。
有时候为了演讲需要，确实会把大量内容挤在一页PPT上。这时不妨进一步把文本简化为图形，或者在观众能够接受的范围内适当缩小文字和图表的尺度。对于那些内容少的幻灯片，可以通过适当引用上一部分内容或添加插图的方法来丰富版面。
6.缺少知识积累和管理

知识管理是管理学上的一个范畴。我们在网上看过一些老师长期不更换课件和教案而被学生和家长质疑。但从另一个角度看，能够对现成的PPT重复利用、适度修改，未尝不是注重积累经验、通过有效的知识管理来提高效率的表现。
有的人虽然经常做PPT，却每开启一个新的项目，就新建一份演示文稿从头开始，对于以往的工作积累从没有想过直接引用过来，对于未来的工作也从没有想过现在就应该做好积累和准备。这样做PPT，能快才奇怪。即便是专业的PPT设计师，也会将自己做过的案例、使用过的设计素材积累下来，适时调用。
PPT设计虽然不是流水线生产，但也不妨长期使用同一个PPT模板或背景，对以往做过的PPT做好标注和编码，以便于日后制作新的PPT时能够快速地调用以往已经制作过的内容。



制作完成的PowerPoint应该像以往的剪报一样，做好保存和标注，需要的时候马上能调用和复制

7.来自上峰的指导意见

很多朋友并没有勇气在公众场合说出这一点。来自上峰的修改要求，总是容易占据制作PPT的很大一部分时间，却让人觉得什么都没有做、什么都做不成。
上峰的指导意见未必是不合理的，然而一些既不娴熟于业务又不通晓电脑操作的领导，时常会祭出一些奇思妙想。时而提出一些喜怒无常、朝三暮四的修改意见，说完就忘记自己说过什么。时而热衷于外行指导内行，非要实现诸如“小一点又大一点”“五彩斑斓的黑色”的虽然合理却无助于PPT实质意义、且制作者也不知道如何实现的设计效果。
8.不善于运用自带工具

PowerPoint发明到现在已经35年了，软件中包含的功能和工具也在不断变化和丰富。很多朋友热衷于研究PPT设计，却没有留意PowerPoint自带功能和工具所提供的便利。
以最新版的PowerPoint 365为例，新建页面上就提供了丰富的模板资源，大家仍然习惯到网上苦寻模板。SmartArt提供了丰富的图表，并能够非常方便地增删形状，一些不善于操作绘制图形的朋友却非要自己一个一个框图去画。PowerPoint自来了丰富的联网图片和图标，一些像前文所讲的偏执于使用图片的朋友却仍然习惯用搜索引擎，结果找来一些模糊不清还带有水印的图片。PowerPoint已经有便捷而周全的视频、音频、屏幕录制功能，很多人却仍然把“多媒体”局限于文字和图片，或者因为使用其他视频编辑工具而把电脑搞得一团糟。
对于经常做PPT的人士而言，还是应该深入地了解一下PowerPoint的功能和工具，并且在自己的专业领域找一些便利的可以用于PowerPoint的插件。



PowerPoint“插入”标签栏中的选项，大家都用过多少个呢？

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